- 427 → unter 20
- Mails im Posteingang, dauerhaft
- 0 Fehlablagen
- bei 378 automatisch einsortierten Mails im ersten Durchgang
- 3 Läufe
- pro Tag, vollautomatisch mit Briefing am Morgen
Die Ausgangslage
Ein über Jahre gewachsenes Postfach: 93 Ordner, über 2.100 Mails, davon 427 im Posteingang. Abgelegt wurde nach Absender statt nach Vorgang, der Posteingang war faktisch der Ablageort. Wichtiges stand neben Werbung, Fristen fielen erst auf, wenn jemand nachfragte, und Antworten blieben liegen.
Die Herausforderung
- Wichtig oder Rauschen: Die Entscheidung fiel bei jeder einzelnen Mail neu, mehrmals täglich.
- Fristen: Zahlungsziele, Rückmeldefristen und Termine steckten im Fließtext der Mails.
- Offene Antworten: Was keine Frist hatte, verschwand nach unten und wurde vergessen.
- Sicherheit: Ein Agent mit Postfachzugriff braucht harte Grenzen, bevor er den ersten Handgriff tut.
Die Lösung
Ein KI-Agent hat das Postfach auf eine Struktur nach Lebensbereichen und Vorgängen umgebaut und pflegt sie seitdem selbst. Jede eingehende Mail wird inhaltlich eingeordnet: Was ist zu tun, wie dringend, steckt eine Frist darin? Fristen werden als vorläufige Kalendereinträge angelegt, für absehbare Korrespondenz entstehen Antwortentwürfe im gelernten Stil, und ein tägliches Briefing fasst zusammen, was ansteht. Die Sicherheitsgrenzen sind technisch erzwungen, nicht nur versprochen: Der Agent kann nicht senden, Löschen ist gesperrt, und jede Verschiebung wird protokolliert und ist rückholbar.
Das Ergebnis
Der Posteingang liegt dauerhaft unter 20 Mails und funktioniert als To-do-Liste: Was dort steht, ist offen. Im ersten Durchgang wurden 378 Mails automatisch einsortiert, ohne eine einzige Fehlablage. Der Agent läuft dreimal täglich, das Briefing kommt jeden Werktagmorgen.
Herkunft des Projekts: der eigene Betrieb von KI-Kompass, dort seit August 2026 täglich im Echteinsatz.
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